El Empresario siempre está ocupado, se le oye decir habitualmente «no tengo tiempo»
Dicen que el tiempo es oro, por eso es importante no perderlo y saber aprovecharlo. Ten en cuenta que como empresario o dueño de una pyme sabes que la empresa es tu vida, que merece que la cuides, y también a ti. Pero no vivas solo para tu negocio.
Y es que sin duda el tiempo es uno de los recursos más preciados y más caro en todos los campos. Esto significa que, para una pequeña y mediana empresa, que debe lidiar con muchas tareas, desafíos y urgencias, es aún más valioso. Así que no lo desperdicies y que no te lleve a una espiral de improductividad.
A muchos dueños de su propia empresa les faltan horas del día para lograr terminar todo lo que tienen pendiente y cumplir sus metas esperadas.
Por lo que la gestión del tiempo en una Pyme es clave y ayuda a mejorar la productividad para ser más eficientes. Según un reporte del Centro de Investigación de Emprendimiento y Desarrollo Económico en Gran Bretaña, las pymes del Reino Unido que administraban bien su tiempo eran más proclives a alcanzar mayores márgenes de crecimiento que aquellas que no poseían una buena gestión horaria.
La gran mayoría de pymes necesitan dedicar más tiempo que otras empresas de mayor volumen y recursos para realizar todas las tareas y objetivos que demandan sus negocios.
Para ello, gestionar de una manera eficaz la ejecución de las tareas supone un ahorro de costes y también una forma de ampliar la capacidad de producción, el margen de maniobra y la flexibilidad, ya que se consigue un manejo eficiente de las tareas para conseguir resultados óptimos.
Porque trabajar muchas horas es un mal síntoma. Lo que quiero decir es que no se trata de tener mucho trabajo o numerosos pedidos, sino de ser eficientes. La empresa tiene que ser consciente de los recursos de los que dispone, cómo puede gestionarlos, o si tiene que subir precios, si se hace un esfuerzo y se trabaja fuera de horas como algo excepcional.
Una frase muy repetida en muchas empresas es: “no tengo tiempo.”
Se dice que no hay tiempo, pero en cambio, se cae en la trampa de mirar el correo electrónico e incluso las redes sociales. Sin embargo, parece que no nos damos cuenta que hemos perdido la mañana llamando a varios clientes, contestando varios correos, en reuniones que se alargan de forma innecesaria tanto en el ámbito interno o con clientes, además de en organizar nuestro día. Y déjame decirte que esas horas perdidas nadie te las va a devolver.
¿Hay mala gestión del tiempo en tu empresa? ¡No sufras! Créeme cuando te digo que es una de las situaciones más comunes en los negocios de todo el mundo que tratan de combatir en su rutina diaria.
¿Cómo puedes gestionar mejor tu tiempo y ser más productivo?
El Empresario que siempre está ocupado debe conocer estas claves para gestionar mejor su tiempo:
✔️ Adiós a ser multitarea: aunque en algunos momentos concretos de estrés o de riesgo se recurre a nuestras capacidades de multitarea. Hay estudios que señalan que hacer varias tareas a la vez es desfavorable para la productividad.
✔️ Establece objetivos concretos y claros: es imprescindible ser minuciosos con las etapas, plazos, resultados y medios que son necesarios en las actividades de nuestro negocio. Puesto que esto nos permitirá tener una concreta visión de nuestra empresa y saber cómo actuar y pasar a la acción para conseguir metas y objetivos de nuestra pyme.
Para que una tarea sea realizada con éxito tiene que haber unos Objetivos SMART, específicos, medibles, realistas y alcanzables en plazo de tiempo. Ya que son la meta hacia la que deberás dirigirte, y tenerlos claros te ayudará a recorrer mejor el camino.
✔️ Crea listas de tareas pendientes. Es posible que haya quedado sin hacer por no acordarse. Y es que no cabe duda que esto puede ocurrir todos los días, algunas tareas simples que quedan en el olvido a causa de una mala gestión. Recuerda que no podemos recordarlo todo, así que recopila todas las tareas en un solo lugar para obtener una visión rápida y general de todo el trabajo que hay que hacer.
✔️ Aprende a priorizar. Para mejorar la gestión del tiempo en una pyme es necesaria la disciplina. Por lo que después de enumerar todas las tareas pendientes en una lista, se puede establecer prioridades, en una matriz de doble entrada con lo Importante y lo Urgente y qué hacer en cada uno de los escenarios posibles. Puede incluso clasificar tres niveles de urgencia: «sin importancia», «normal» e «importante”, de tal forma que resulte sencillo configurar tus tareas, aunque lo más probable es que encuentres dificultad en lo relacionado con la capacidad de asignar el nivel de urgencia a cada tarea. Sin embargo, es recomendable ordenar las tareas de forma estratégica, puesto que este foco disminuye el tiempo que se pierde al finalizar una tarea secundaria y concentrarse para realizar otra.
✔️ Planificación del tiempo. Una vez que se sabe las tareas y cuáles son sus niveles de prioridad, el siguiente paso consiste en fijar plazos de tiempo para su ejecución. Se puede planificar la jornada laboral o incluso toda la semana, o todo el mes, o todo el año. Pero no olvides incluir tiempos de descanso y tiempos para situaciones inesperadas.
✔️ Busca herramientas para apoyar el desarrollo de tareas. El uso de la tecnología ayuda a mejorar la gestión del tiempo en una pyme, puesto que si se automatizan tareas manuales repetitiva se ganará tiempo. E incluso puedes apoyarte en diferentes complementos y plugins que puedes instalar en tu navegador para ser más productivo o en aplicaciones móviles para no saturarte de información, ni distraerte con las redes sociales o las aplicaciones de mensajería, bloqueándolas hasta que finalice tu jornada laboral.
Es importante evitar ciertas actitudes y comportamientos que se “comen” ese tiempo ya planificado
La excusa de que el Empresario siempre está ocupado puede evitarse teniendo en cuenta huir de:
✔️ Distracciones. A veces somos nosotros los que nos distraemos, y no solo otras personas las que nos distraen.
✔️ Interrupciones. Llamadas, personas o mensajes que nos interrumpen. No solo se trata de invertir diez, veinte o treinta minutos en atenderlos, sino al contrario, con esas interrupciones perdemos nuestra concentración y tenemos que volver a trabajar para recuperarla.
✔️ Ser inflexible. En ocasiones, por mucho que nos hayamos planificado, una tarea nos ocupa más tiempo del que pensábamos. Por lo que ser flexible y amoldarse a las circunstancias es clave.
¡Ojo! Piensa un segundo lo que supondría contar con un Controller Financiero en tu empresa que puede ayudarte a saber cómo gestionar tu tiempo, así como el de tus empleados, creando un guion establecido y siguiendo unas directrices.
💡Rubén, quiero contar con un controller financiero en mi pyme, ¿qué debo hacer?
👉 Puedes realizar el #DiagnósticoFinanciero para saber si puedo ayudarte, y así conocer las debilidades y las fortalezas que tiene la gestión de tu empresa.
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