Llevar la contabilidad de tu empresa al día y correctamente es el tratamiento médico que la mantiene en un estado saludable y óptimo.
En ocasiones escucho a algunos empresarios decir: “no leo los balances ni entiendo lo que dicen”, “firmo los papeles que me presentan y no me preocupo de más”, “no sé de cuánto dinero dispongo en mis cuentas bancarias”.
Lo cierto es que esa actitud es propia de una grave irresponsabilidad, pero es que no se dan cuenta de que la contabilidad es una exigencia fiscal y mercantil, un deber como empresario, y una pieza clave para poder tomar decisiones acertadas y así evitar sorpresas.
Llevar la contabilidad de tu empresa es obligatorio e importante para no tener problemas de liquidez y que su supervivencia no penda de un hilo.
Y aunque nos guste o no, es una parte esencial en la vida de una empresa, y hay que tenerla muy en cuenta, más de lo que piensas (no me cansaré de repetirlo).
Así que vamos a desgranar qué es la contabilidad, para qué sirve, qué consejos debes seguir para llevarla bien y por qué es importante que esté al día.
Qué es la contabilidad de tu empresa
Consiste en llevar un registro y control de todas las operaciones económicas que se han realizado en un periodo concreto con el fin de tener toda la información en orden.
O lo que es lo mismo, permite a los negocios tener reflejada de forma ordenada su actividad económica en el día a día para así tener una visión real de su situación financiera, y no solo la de los saldos de los bancos y la caja.
Con esta información, puedes controlar tu pequeño o gran negocio y evitar tener sorpresas cuando menos te lo esperes.
Es imprescindible con el fin de conocer el estado de tu negocio y además es obligatorio para poder informar y presentar los libros contables oficiales ante el Estado.
A través de la contabilidad puedes responder a cuestiones como por ejemplo:
✔️ ¿Cuánto dinero me debe un cliente?
✔️¿Cuál es el beneficio o pérdida que ha generado la empresa en un periodo de tiempo concreto? y lo más importante ¿por qué?
✔️¿Cuánto dinero tengo disponible en las cuentas bancarias?
✔️¿Cuál es el importe que debo pagar de IVA en el presente trimestre?
Por lo que debo decirte que es una herramienta que permite a la administración de tu negocio tomar decisiones estratégicas para mejorar su rendimiento económico partiendo de una información más correcta, y así poder actuar de una forma inmediata.
Para qué sirve la contabilidad de tu empresa
La contabilidad sirve para darte información que necesitas para poder gestionar tu empresa, para poder administrarla, tomando decisiones correctas.
Por ello, es imprescindible registrar todas las operaciones económicas que se realizan en la empresa siguiendo un orden cronológico y aplicado normas de obligado cumplimiento.
Es decir, obtendrás una imagen real de la situación de la compañía y dispondrás de información como, por ejemplo:
✔️ Total de ventas.
✔️ Total de gastos generados.
La no elaboración, seguimiento y control de la contabilidad de tu empresa puede acarrear que tengas una pérdida de visión real de tu negocio, así como sanciones por parte de Hacienda.
Los 7 consejos que puedes seguir desde hoy mismo para llevar al día la contabilidad de tu empresa
Para poder llevar al día la contabilidad y realizar trámites de una manera sencilla y rápida, sigue estos consejos que puedes empezar a llevar a cabo desde hoy mismo:
1. Cuida la documentación. Me refiero a que tener todo el papeleo ordenado y en regla es básico para comprobar cualquier operación: facturas, albaranes, medios de pago, extractos bancarios, nóminas. Guárdalo todo a buen recaudo porque nunca sabes cuándo necesitarás un documento en concreto. Y, si quieres optimizar el espacio y te da miedo que todos estos documentos acaben por invadir tu oficina, digitalízalos.
2. Que la contabilidad de tu empresa trabaje para ayudarte. Que utilice conceptos claros y simples. Hay que entender el funcionamiento de las cuentas. El plan de cuentas puede adaptarse a tus necesidades. Pide a la contabilidad qué información necesitas y ésta te la dará. Te recomiendo que no te demores al realizar los asientos y llevar las tareas al día.
3. Dedica atención a las tareas principales. Tales como gestión de tesorería, facturación, existencias y planificación económica, financiera y fiscal.
4. Mantén un control de gastos e ingresos. Porque de ello depende el resultado final del ejercicio y el pago de impuestos.
5. Usa gráficos. Puesto que representar la información de forma gráfica resulta más sencillo con el objetivo de poder conocer el estado del negocio de un vistazo.
6. Utiliza aplicaciones funcionales. Para que sea más práctico, ameno y cómodo crear facturas, gestionar la tesorería e incluso analizar los resultados.
7. Apóyate de un Controller Financiero para Pymes experto. Ponte en sus manos para que analice qué necesitas en la gestión de tu empresa, ponga orden y consiga que la contabilidad de tu empresa esté a tu servicio.
Si sigues todos los pasos, felicidades, estás haciendo un gran trabajo por la salud financiera de tu negocio.
La importancia de llevar la contabilidad de tu empresa al día
Debes tener claro que no llevar la contabilidad de tu empresa al día puede acarrearte un disgusto fiscal, mercantil o jurídico. Por otra parte, tu personal administrativo será mucho menos productivo porque perderá mucho tiempo a final de mes o de trimestre e incluso al hacer el cierre contable anual de tu empresa, corrigiendo los errores o tapando agujeros para que otros no los vean.
Recuerda que la contabilidad no es solo una obligación, sino que además es un gran recurso para obtener información y potenciar tu negocio con decisiones más eficientes. Así que también requiere de una buena planificación a la hora de realizarla.
Imagina todo lo que podrías conseguir si la contabilidad de tu empresa fuera óptima y como medicina no estuviera caducada.
💡Cuéntame, ¿llevas la contabilidad de tu empresa al día? O, por el contrario, ¿eres de lo que la deja para el último momento y se pilla casi los dedos?
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