La LOPD en la comunidad de propietarios

La comunidad de propietarios

En este artículo vamos a analizar la obligación que tiene la comunidad de propietarios de aplicar la normativa en materia de protección de datos. Las comunidad de propietarios maneja documentación que puede incluir datos de carácter personal y que es del ámbito de la LOPD.

Entre los datos que se manejan están los referentes a:

a) Los copropietarios: datos de contacto e identificativos, datos financieros (cuenta bancaria, ingresos, deudas), consumo del hogar, votos emitidos en los acuerdos de las reuniones, etc.

b) Personal Externo: empleados, Honorarios de proveedores que ofrecen servicios profesionales a la comunidad.

La Junta de Gobierno establecida en la Comunidad de Propietarios que cuente con más de cuatro propietarios, deberá establecer los siguientes cargos: Junta de Propietarios, Presidente, Secretario y Administrador. Debemos indicar que el cargo de Administrador puede ser ostentado por un Administrador de Fincas si se ha acordado por la Junta de Propietarios.

1. -Administrador de Fincas

En el caso de que sea un Administrador de Fincas el que represente el cargo de administrador dentro de la Comunidad de Propietarios, debe quedar claro la delimitación entre responsable del fichero y encargado de tratamiento.

Según establece el artículo 3 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), dice que responsable del fichero es toda “persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”. Por lo tanto, la persona jurídica que va a decidir sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos que tenga recabados de los diferentes co-propietarios será la propia Comunidad de Propietarios.

Mientras, la labor que realiza el administrador de fincas sólo es un servicio que presta a la Comunidad. Es lo que diferencia la figura de responsable y la de encargado, como establece la LOPD en su artículo 12, al señalar que “no se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento”.

En definitiva, el administrador forma parte de la Junta de Gobierno como usuario del mismo, y en todo caso, será encargado de tratamiento en la materia relativa a la custodia de los datos y acceso. Debo apuntar que el Administrador de Fincas, en su caso, será responsable de los datos que maneje dentro de su actividad empresarial.

Por otra parte, el administrador de fincas está obligado al deber de secreto (artículo 10 de la LOPD) y a devolver o destruir los datos una vez finalizada la prestación del servicio (artículo 12 de la LOPD). Todos los demás usuarios (como el Presidente o el Secretario) han de mantener la confidencialidad de los datos, durante y después de la finalización de sus relaciones con la Comunidad.

2.- Principales obligaciones e la comunidad de Propietarios

Existen dos obligaciones principales que han de cumplir los Responsables de Fichero, en este caso la Comunidad de Propietarios.

a.- Inscribir los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos.
De acuerdo al artículo 26 de la LOPD debe inscribirse el fichero de propietarios en el registro de la AEPD indicando como responsable del fichero a la Comunidad de Vecinos y declarando como encargado al administrador de fincas. Es importante que los datos del Administrador de Fincas figuren como dirección para la “Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación”.
Se debe analizar si la comunidad de Vecinos maneja otros Datos de Carácter Personal sometidos a las disposiciones de la LOPD. Como podrían ser un fichero con datos de empleados (porteros, jardineros, etc.) o un fichero que guarda imágenes de personas físicas a través de un sistema de video vigilancia.

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En cuanto a la ubicación de los ficheros de datos de los co-propietarios, la mayoría de los casos será el propio Administrador de Fincas quien se encargue de la custodia los datos, almacenándolos en sus equipos informáticos por lo que será necesario que dicho servicio sea regulado a través de un contrato de prestación de servicios regulado por la LOPD.

b.- Contar con un Documento de Seguridad, con las medidas técnicas y organizativas que se aplican, para garantizar la integridad y buen uso de los datos personales facilitados.

Es importante saber que no solo ha de contar con el Documento de Seguridad, sino también aplicar las medidas de seguridad exigidas, según el nivel de seguridad que corresponden a los datos que tratamos.

3.- Co-Propietarios

En cuanto al consentimiento de los co-propietarios para el tratamiento de sus datos. La propia LOPD, en su artículo 6.1 nos dice que “el tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa”.
En cambio no será necesario ya que se exime de prestar consentimiento cuando los datos que se recaben “se refieran a las partes de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento”.
Sin embargo, la no obligación de recabar el consentimiento de los copropietarios, como indica el artículo 5 de la LOPD, no exime a la Comunidad de Propietarios de informarles del tratamiento de datos de carácter personal y de la finalidad de la recogida de éstos.

Por esto, es recomendable que se incluya una cláusula informativa por algún medio que informe a los diferentes co-propietarios de la existencia de un fichero de datos personales, de quién es el responsable del fichero y dónde pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
En conclusión decir, que las Comunidades de Propietarios tratan datos personales, por lo que su tratamiento puede llegar a tener una vital importancia, ya que nuestros datos pasan de mano en mano sin haber sido informados ni de tratamientos ni cesiones. No solo afecta a las comunidades de propietarios sino a los Administradores de Fincas que no reflexionan sobre las graves consecuencias que le puede acarrear el tratamiento de datos personales de las comunidades de vecinos que gestionan.
Existen múltiples ejemplos dónde una denuncia ante la AEPD ha terminado en multas substanciosas para la Comunidad de Propietarios afectada.

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