Eliminar Documentos es uno de los titulares que aparecen de vez en cuando en las noticias destacables del día acompañadas de sanciones muy muy altas por parte de la Agencia de Protección de Datos. Por ello, consideramos que una de las Preguntas que deberías preguntarte para cumplir con la Ley de Protección de Datos es:
¿Debo utilizar una destructora de papel (o sistema similar) para Eliminar Documentos con datos personales?
La respuesta es:
Sí. Debes eliminar documentos con plena garantía si contienen datos de carácter personal.
Habitualmente las empresas manejan documentos que están en desuso o inservibles y estos son enviados a la basura sin ser destruidos. Esta es una mala costumbre que dejará en evidencia los datos personales contenidos en dichos documentos, además de ser sancionable por la normativa en protección de datos.
La Ley de Protección de Datos nos obliga a la eliminar documentos de forma definitiva , no permitiendo tirar documentos que manejamos en la empresa directamente a la papelera o contenedor de basura. Para que podamos realizar una destrucción efectiva de la documentación que genera una empresa, existen distintos métodos que nos permiten de este modo cumplir con la normativa.
Para garantizar eliminar documentos y así evitar la imposición de una sanción económica o denuncia por parte de cualquier ciudadano, ya sea cliente, proveedor, empleado o la propia competencia, disponemos básicamente de dos sistemas:
a) O bien contratamos una empresa especializada en destrucción de papel
b) o bien utilizamos una trituradora de papel.
Una empresa externa garantiza de algún modo la seguridad de la documentación en su transporte, así como su posterior destrucción y, sobre todo, la confidencialidad durante todo el proceso. Hay que tener en cuenta que la la Ley de Protección de datos obliga a formalizar un contrato de acceso a datos por cuenta de terceros con esta empresa que nos presta el servicio de recogida y destrucción del papel ya que es susceptible de conocer datos personales de los que somos responsables.
Una trituradora de papel facilita la destrucción de la información en papel cuando ha terminado su vida útil. De este modo, a la hora de eliminar documentos se evita el peligro del robo de información confidencial y garantiza que caiga en manos de personas no autorizadas.
Por lo que en CONCLUSION:
El tirar los papeles a la basura, sin destruir, con información sensible, pone en riesgo la identidad de sus clientes y empleados, ya que, si algún documento que contenga datos como números de DNI, de cuentas bancarias o números de la seguridad social, cae en manos inadecuadas, puede ser utilizado para solicitar créditos, abrir cuentas paralelas y un sinfín de actividades fraudulentas, robando así la identidad de la víctima.
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