El Controller Financiero ayuda a implantar el Registro Horario Obligatorio

El Controller Financiero ayuda a implantar el Registro Horario Obligatorio

El pasado día 6-4-2017 el Tribunal Supremo anulaba el registro horario diario de los empleados, pero el pasado 8 de marzo (solo  menos de dos años después) el Gobierno aprobaba, en los apodados como «viernes sociales» , el Registro Horario obligatorio, que entrará en vigor el próximo 12 de mayo de 2019.

Veremos si el Supremo o Europa lo vuelve a derogar o no. De momento, es obligatorio y la inseguridad jurídica sigue acompañando el entorno empresarial.

Como Controller Financiero para Pymes me preocupa sobremanera el calado que esta medida social va a tener sobre la Organización de las empresas, no solo en cuanto a un nuevo escenario de relación entre el Trabajador y el Empresario, sino también por los costes que esta medida va a suponer sobre todas las empresas, costes de implantación que serán mayores cuanto menos trabajadores tienen contratados.

El nuevo escenario laboral en las empresas, causado por el Registro Horario obligatorio, obliga a dejar constancia mensual escrita al trabajador, entregándole un informe junto a la nómina, de cuantas horas ha realizado y cuantas de ellas son calificadas como horas extras. Sin duda, el trabajador irá interiorizando dicha estadística, que hasta ahora, pasaba «desapercibida». El tiempo dirá en qué desemboca esta situación. En principio es un nuevo paradigma a lo que las Pymes tienen que adaptarse, valorando sus efectos sobre su Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

El coste que tendrán que asumir las empresas, no será solo laboral, sino de implantación burocrática y de seguimiento a lo largo del tiempo. En primer lugar debe elegir el sistema de control a utilizar, que pueda adaptarse a sus particularidades, aunque mucho nos tememos que será la empresa la que deba de adaptarse al sistema informático elegido para la implantación del Registro Horario.

El Registro Horario en Búsqueda de la Hora Extra

Las Horas Extra son las horas de trabajo que se realizan por encima de la duración máxima de la jornada ordinaria, establecida normalmente por convenio colectivo laboral.

Habitualmente, la jornada ordinaria es de 8 horas diarias, de lunes a viernes = 40 horas semanales = 1.800 horas anuales

¿quién puede hacer las Horas Extras?

Solo pueden realizar Horas Extras los trabajadores contratados a jornada completa.

recomendamos el control mediante un programa informático especializado

Está prohibido hagan horas extras los menores de edad, los contratos de formación, los trabajadores a jornada parcial y los trabajadores nocturnos.

Trabajadores a Jornada Parcial: No pueden hacer horas extra, pero pueden hacer Horas Complementarias, siempre que haya un pacto escrito sobre el número de horas máximas a realizar durante el año, que se abonarán al mismo coste que el de la hora ordinaria.

¿en qué casos se utilizan las Horas Extras y con qué límites?

Son voluntarias salvo que estén pactadas en convenio colectivo, acuerdo individual o sean por causa de fuerza mayor

Se pueden hacer un máximo de 80 horas extras al año, en consecuencia, es ilegal hacer más. No se computarán a estos efectos las que hayan sido compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.

Las horas que realiza un trabajador, tanto ordinarias como extras, se registrarán día a día y se totalizarán a final de mes, entregando copia al trabajador junto a su nómina.

¿cuándo se pagan?

La obligación del pago es en el mes en que se realizan.
Llega por tanto el problema de que es imposible pagar la nómina el día 30 o 31 y tener incluidas las horas extras del propio mes, por una cuestión del tiempo de gestión en la confección de la nómina.
O bien se pagan al mes siguiente (la ley dice que no), o bien se paga la nómina en la primera semana del siguiente mes, y no en el último día de mes.

¿cómo se pagan y cuánto le cuesta a la empresa?

Hay dos alternativas para el pago de las Horas Extras:
1.- incluyéndolas en la nómina mensual siguiendo la regulación del convenio colectivo, o bien lo que se pacte, o bien lo regulado en el Estatuto de los trabajadores.
2.- compensándose con horas de descanso durante el período de cuatro meses siguientes a su realización.

Como norma general, el coste de la hora extra no podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria, es decir, si en convenio colectivo o pacto individual no se especifica nada, la hora extra puede pagarse o compensarse al mismo precio que una hora normal.

Pero, lo habitual es que el incremento del coste de la hora extra lo marque el convenio colectivo laboral y éste suele marcar un 75% más que la hora normal.

Recordemos que la hora normal se define como la realizada en el horario comprendido entre las 6 y las 22h. Hay que recordar que no se pueden hacer horas extra nocturnas.

El Coste de la cotización a la seguridad social de una hora extra es un porcentaje, que es el mismo que el de una hora normal, aproximadamente el 35%, salvo que dichas horas extras sean calificadas como de fuerza mayor, en cuyo caso la cotización será inferior.

Pero, claro, es un mismo porcentaje pero sobre un coste de la hora mucho más alto.

Veámoslo con un EJEMPLO

Supongamos un trabajador ha hecho 1 hora extra el 3 de abril y vamos a pagársela: 

Su convenio es Siderometalurgia de A Coruña ; Su jornada anual son: 1.760h ; El precio de la hora extra según convenio tiene un incrementeo del 60% (75% si fuese en día festivo)

La formula de calculo es la siguiente: 

Hora ordinaria:   Retribución anual / horas efectivas de trabajo al año => 12,02€/h

Hora Extraordinaria no festiva: 12,02 x 1,60 = 19,23

y la cotización (aprox. 35%),   19,23 x 35% = 6,73€

Coste total empresa = 25.96€

Recomendación sobre Cómo Controlar el Registro Horario

La inspección de Trabajo va a realizar un control muy riguroso de que las horas cotizan al precio regulado, y las sanciones serán importantes en caso de incumplimiento.
Por ello, desde nuestro punto de vista, como Controller Financiero para Pymes, recomendamos que el control de todo este nuevo escenario lo realice un programa informático especializado en el Registro Horario, que facilite, como mínimo, la siguiente información:

  • El nº de horas que realiza diariamente cada trabajador
  • El acumulado del nº de horas que realiza cada mes
  • El nº de horas que se compensan con descansos
  • El saldo de nº de horas extras Mes no compensadas, que son las que hay que pagar como Extras, o compensar con descanso en un período de cuatro meses
  • Un informe que hay que entregar al trabajador mensualmente con la nómina, que diferencie el nº de horas normales y extras realizadas

No tenemos ninguna duda de que la nueva obligación de Registro Horario va a suponer un shock en la organización de las Pymes, lo que va a incrementar sus costes.

Veremos en el futuro las consecuencias que esta nueva obligación de Registro Horario supone sobre la relación entre Trabajador y Empresario.

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