El archivo de una empresa ¿cómo podemos calificarlo de buen archivo?
Simplemnente es necesario cumplir unas sencillas normas. Unas normas probadas, que quien las utiliza, le funcionan.
La clave es la mentalidad de que los papeles de el Archivo de una empresa son muy importantes, pero no solo para poder hacer los impuestos, sino que son MUY IMPORTANTES para gestionar tu negocio, para CONTROLAR tu negocio.
¿has oido alguna vez a alguien decir: «tengo un desorden ordenado» ? quien dice esa frase trata de justificar su desorden manifestando que sabe donde está cada cosa, aunque todas estén mezcladas y desordenadas. ¡ qué gran engaño para quien lo dice y para quien lo escucha, si se lo cree !
En nuestra dilatada experiencia hemos aprendido y corroborado que la eficacia y eficiencia de el archivo de una empresa es directamente proporcional a una óptima gestión de la empresa, es decir, que la excelencia en la gestión coincide con disponer de un archivo excelente.
Haznos caso, si los papeles están en orden, dormirás mejor y tendrás tiempo de pensar en hacer crecer tu negocio ¿sabes por qué? Porque DOMINAS tu negocio, no solo a nivel comercial, sino también a nivel administrativo, es decir, a nivel económico.
Las reglas sencillas para conseguir que el Archivo de una Empresa sea excelente son las siguientes:
– necesitas tener ordenadas por orden alfabético y la fecha de más a menos reciente: las Facturas Emitidas archivadas en un AZ, y las Facturas Recibidas archivadas en otro AZ.
– el resto de Justificantes de Gastos archivados en otro AZ ordenados por fecha, de más a menos reciente.
– los impuestos archivados en otro AZ, ordenados por año, por modelo y por periodo.
– el resto de Documentos que denominamos «Permanentes»: son el resto de documentos que no caducan porque se mantienen a lo largo de los años como por ejemplo tu Alta en Hacienda, tu Alta en Seguridad Social, Alta en Ayuntamiento, o una póliza de seguro, etc. Se archivan en una carpeta de anillas ordenados por Asunto
– archivar diariamente, no dejando documentación pendiente de archivo más de una semana.
Estas reglas son generales. Cada empresa puede adoptar el criterio que le sea más útil para conseguir el objetivo de que el Archivo de una Empresa sea Eficaz (se encuentren los documentos que se buscan) y Eficiente (se encuentre rápido). Eso sí, te recomendamos mantengas un mismo criterio durante el año fiscal.
En CONCLUSIÓN: Toma conciencia, mentalízate que los papeles tienen que estar ordenados y organizados, y que tienes que tener 4 AZ y 1 carpeta de anillas. Así controlarás tu negocio, lo dominarás y conseguirás antes el éxito.
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