Control de Existencias o Gestión de Stocks es un concepto que debe dominar cualquier empresa que compra y vende productos. Por ello, deberías preguntarte:
¿cómo gestionar las existencias, tengo controlado mis inventarios de mercancía, registro correctamente todas las entradas y salidas de productos?
El vídeo intenta que percibas la enorme importancia que el Control de Existencias en almacén tiene sobre el Resultado de tu Empresa debido a la influencia que tiene sobre tu margen comercial, al afectar directamente a los costes de la mercancía que compras.
Si quieres Ganar más dinero, lo primero que debes de hacer es llevar un buen control del registro de entradas y salidas de mercancía.
Control de Existencias en almacén
El Control de Existencias es uno de los puntos más importantes en cualquier empresa cuya actividad es el comercio al por mayor o al por menor de productos. Más importancia, si cabe, la tiene en empresas productoras o transformadoras de productos que tienen sub-almacenes en su empresa.
Vendas el producto que vendas, el Resultado de tu negocio depende de la Gestión de Stocks, del Control de Existencias a diario y de la realización de inventarios periódicos.
El Resultado de tu empresa no depende de las Ventas que hagas sino que depende, en mayor medida, del Margen al que vendes el producto.
Desgraciadamente he visto el cierre de empresas por no llevar un buen control de existencias. Estas empresas se centran en comprar y en vender, pero por el medio pasan cosas con la mercancía, incidencias que no se registran o no se sabe cómo se deben registrar, por lo que los datos que calculan el Margen Bruto de Venta o de Compra se van distorsionando hasta perder la perspectiva de la realidad.
Las incidencias son muy variadas pero en la mayoría de las empresas se repiten en mayor o menor grado, lo que da lugar a esa realidad paralela que falsea el margen bruto al que vendes y que hace que el Resultado de la contabilidad no coincida con el Margen Bruto Comercial. El problema es que la alerta de la contabilidad llega muy tarde y por tanto las soluciones llegan tarde, después de estar perdiendo dinero durante muchos días.
Las empresas que cierran es porque cuanto más venden, más pierden, y sin saberlo.
Las incidencias que pueden darse son, a título de ejemplo: devoluciones de mercancía, productos rotos o en mal estado, registro informático de la entrada de un producto y salidas del mismo producto físico pero con otro código distinto, salidas de un producto que no han entrado en el almacén, productos en tránsito, es decir mientras viajan, existencia de depósitos en casa del cliente o del proveedor, traspasos de mercancía entre almacenes de la propia empresa, acumulación de movimientos sin registrar, productos que no se venden, hurtos, etc.
Para que lo tengas clarísimo, la variación de las existencias entre dos periodos es la cifra más importante en el Resultado de una Empresa del sector de Distribución. Si tu negocio compra y vende productos, ten la seguridad que tu foco principal debe estar en llevar un buen control de Existencias y en la realización de Inventarios periódicos. Si no lo haces, tus costes comerciales no serán reales y corres el riesgo de perder mucho dinero.
Control y gestión de existencias de una empresa
Ya tenemos claro que el Control de Existencias es el core o lo más importante de la actividad de la empresa, por lo que nos preguntaremos ¿cómo llevar un buen control de las entradas y salidas de productos?
Quiero decirte que no es fácil, pero esencialmente es debido a tres causas, que son evitables y solucionables:
a) el tiempo, es decir, la urgencia en los movimientos de la mercancía, que impiden el registro ordenado de las entradas y salidas de mercancía.
b) la formación del personal que desconoce cómo afectan las incidencias, comentadas antes, sobre el Margen Bruto comercial, por lo que desconocen las soluciones para que los Márgenes sean fiables.
c) el software de gestión de almacenes poco adaptables a las necesidades o particularidades de cada empresa y que tienen una gran carencia en la emisión de informes y en realizar cálculos erróneos.
La automatización de los almacenes solucionan en gran medida todas las incidencias que tienen que ver con el contacto de personas y mercancía, pero requieren una gran inversión inicial.
Para que haya un buen Control de Existencias, es necesario que una persona controle diariamente lo ocurrido durante el día: entradas y salidas, devoluciones, depósitos, muestras, stocks negativos, stock de seguridad, y sobre todo la valoración de los artículos según el método elegido que suele ser el Precio Medio. Muchos programas fallan en este cálculo, por lo que requiere un seguimiento diario de comprobación aleatoria.
Es imprescindible usar una herramienta informática que haga bien los cálculos de los precios medios de los artículos, y que gestione correctamente la distinta casuística que puede darse en tu almacén. Es recomendable que antes de elegir un programa informático, se hagan las simulaciones de las particularidades de tu propio almacén con el fin de confirmar que el programa se adapta a la empresa y hace los cálculos correctos.
Realización de Inventarios
Una vez ya gestionamos bien las existencias, la pregunta es ¿cómo puedo realizar un buen control de los Inventarios?
Nos referimos a la comprobación física que las unidades que dice el software que existen en el almacén coincidan con las que existen en la estantería.
Muchas empresas tienen la costumbre, por tradición, de realizar los inventarios el último día de año. Pero quizás pueda ser un error al coincidir con una época en el que los trabajadores piensan más en fiestas navideñas que en el rigor que requiere el recuento de inventario. Cada empresa tiene su momento para recontar toda la mercancía. sin traumas, y dependerá de su propio negocio. El recuento podría ser en otra fecha del año o podría ser en varias fechas durante el año en lo que se llama inventarios rotatorios.
Mención aparte merece realizar el inventario sin cerrar el almacén, es decir, siguiendo con las entradas y salidas de mercancía. Esta situación es muy complicada de gestionar y requiere un gran rigor y experiencia en su realización.
El objetivo que tenemos es que no falten ni sobren productos en la estantería con respecto a lo que dice el ordenador que hay. Poniendo un ejemplo, si el ordenador dice que hay 100 unidades a un precio de 5 euros cada una, nos dice que hay 500 euros en el almacén. Pero si vamos al almacén y vemos que solo hay 2 unidades, es decir, 200 euros, quiere decir que el resultado de ese producto es una pérdida de 300 euros. Esto quiere decir que la contabilidad dirá que tu Margen Bruto ha bajado considerablemente, debido a un aumento de los costes comerciales por regularización de inventarios, y nada más. Pero lo dirá tarde, después de varios meses, cuando a lo mejor la situación ya ha empeorado.
Lo desconcertante es que hay empresas que funcionan por inercia, es decir, que solo registran las entradas y salidas y van corrigiendo las incidencias con regularizaciones de inventarios que van distorsionando los márgenes comerciales, lo cual afecta a los objetivos de la Dirección Comercial.
Por lo que en CONCLUSIÓN: Llevar un buen control de las entradas y salidas de tus productos facilitará la realización de tus inventarios, optimizando el Control de Existencias, teniendo la seguridad de manejar un Margen Bruto Comercial real y máximo, lo que hará que crezca el Resultado de tu empresa y ganes más dinero.
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