La legislación a veces se expresa de una forma poco cercana al ciudadano, pero en el fondo es tan sencillo como la respuesta a una pregunta que deberías preguntarte si quieres cumplir con la LOPD, y que es la siguiente:
¿He de firmar con las empresas que trabajan conmigo un contrato mercantil de acceso a datos personales?
La respuesta es: Sí. Debes firmar un contrato mercantil de acceso a datos personales en el que se incluya una cláusula de acceso por cuenta de terceros.
En muchas ocasiones, las empresas contratamos a otras empresas para que nos presten un servicio profesional especializado, y lo formalizamos mediante un Contrato Mercantil. Estos servicios suponen en algunos casos que accedan a los datos de carácter personal almacenados en nuestros ficheros para que sean tratados, almacenados y/o conocidos por estos profesionales.
Como Ejemplos de este tipo de casos estarían las Gestorías Fiscales y Laborales, Auditores de Cuentas, Administradores de Fincas, Servicios de Mantenimiento y Soporte Informático, servicios de hospedaje informático, desarrollo de acciones de promoción y marketing, y un largo etcétera .
Cuando estas empresas contratan este tipo de servicios se produce una relación jurídica que se denomina “acceso a datos por cuenta de terceros” regulada por la LOPD.
En esta relación, quien presta el servicio se denomina Encargado del Tratamiento y actua en nombre, por cuenta y de acuerdo a las instrucciones de la empresa que contrata, que es el Responsable del Fichero. El Encargado devuelve o destruye los datos una vez terminado el servicio contratado.
Esta figura se distingue de la comunicación o cesión de datos, ya que no se considera cesión de datos el acceso a los datos por parte de las empresas que prestan el servicio cuando dicho acceso es necesario para la prestación de un servicio a la empresa que lo contrata. Para ello la cesión tiene que estar formalizada en un contrato mercantil de acceso a datos personales cuya forma y contenido está regulado en el art.12 de la LOPD.
El Contrato mercantil de acceso a datos personales por cuenta de terceros
El contrato mercantil de acceso a datos personales debe constar de los siguientes terminos:
Forma del contrato: Deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido.
Tratamiento de los datos: El encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento.
Finalidad del tratamiento: En el contrato se debe incluir la finalidad con la que se deben tratar los datos, y el encargado del tratamiento obligará a no utilizalos con otros fines.
Comunicación de datos: El encargado del tratamiento no comunicará los datos, ni siquiera para su conservación, a otras personas.
Medidas de seguridad: En el contrato mercantil de acceso a datos personales se estipularán las medidas de seguridad que el encargado del tratamiento está obligado a implementar.
Finalización del servicio: Una vez cumplida la prestación del servicio, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, así como cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal que haya sido objeto del tratamiento.
Consecuencias del incumplimiento del contrato: Si el encargado del tratamiento destina los datos a otra finalidad, los comunica o los utiliza incumpliendo las estipulaciones del contrato, será también considerado responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.
En Conclusión: La empresa que contrata debe tener en cuenta que entregar los datos personales a un tercero sin formalizar un contrato mercantil de acceso a datos pesonales supone efectuar una comunicación de datos personales, que de no tener el consentimiento de las personas físicas, supone una infracción de la LOPD, de carácter muy grave, con multas desde 300.000 € a 600.000 en función del daño causado y de las circunstancias en que se haya cometido la infracción.
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