Cómo Archivar Facturas en una Empresa

Una de las preguntas frecuentes que nos hacen los Autónomos, Empresarios y Emprendedores es la de ¿Cómo Archivar Facturas con facilidad en una Empresa?

La respuesta adecuada depende de conocer antes la respuesta a una pregunta que te hacemos ¿cómo vas a buscar las facturas? Tu respuesta es importante porque cada empresa tiene sus propias particularidades, y dependiendo de cuales sean, así será el Archivo de Facturas.

Ante esta pregunta, debemos de partir de que estamos mentalizados de que el archivo de una empresa es la imagen de su gestión, y de que el archivo de facturación y resto de todos los documentos se adapta a la empresa y no al revés, además de que siempre es necesario llevar una correcta organización de la documentación y resto de papeles.

Cómo hacer un archivo de Facturas

Lo primero es saber qué es una factura, es decir, saber distinguir cuando todos los documentos son calificados como facturas. Quizás parece obvio y lógico pero encontramos empresas que se confunden.

Un documento es una Factura cuando el mismo contiene la palabra Factura. Tan sencillo como eso, si no pone Factura, no es una Factura.

Recordemos que la AEAT admite como factura todos los documentos que incluyen la palabra Factura.

Por otra parte, no confundamos Recibos y Facturas porque a veces el proveedor no envía la Factura debido a que domicilia en el banco el cobro de la misma y nosotros descargamos del banco un recibo que hace de factura y, a la vez, de documento de pago. Ojo porque a veces estos recibos no incluyen la palabra factura y, en consecuencia, no sería una factura. La culpa sería del proveedor que no incluye dicha palabra en el fichero de domiciliación que envía al banco. Pero tú serás el perjudicado porque la AEAT no te lo va a aceptar y no podrás deducir el iva de la misma.

El Objetivo de un Archivo de Facturas es que cuando buscamos una Factura, la encontremos en cinco segundos. Por tanto, tenemos que pensar cómo buscamos una factura: ¿ la buscas por fecha de emisión, la buscas por fecha de pago, por nombre fiscal del cliente, por el nombre comercial del cliente?

 

 

Las Facturas son enviadas por Clientes y Proveedores, y también por Acreedores.

Ahora, te vamos mostrar las tres Reglas que utilizan la mayoría de las empresas que tienen un buen archivo de facturas, para que tú, y desde ya, puedas organizar las facturas:

La Primera Regla es tener un criterio con todos los documentos factura y no cambiarlo, mantenerlo al menos durante el año fiscal, que suele coincidir con el año natural.

La Segunda Regla es que las Facturas EMITIDAS a clientes sigan un criterio por orden alfabético del nombre FISCAL. Compras un archivador AZ y unos separadores alfabéticos y archivas todos los documentos factura por orden alfabético.
Y dejando el de fecha más actual arriba, es decir, la primera que ves cuando abres el archivador. Ejemplo: si hemos emitido cinco facturas al cliente López, y la última emitida es la número 100, entonces la primera factura que veas al llegar a la letra L (de López) debe ser la número 100.

Organiza y Archiva las Facturas Recibidas

La Tercera Regla es que las Facturas RECIBIDAS de proveedores y acreedores siguen el mismo criterio que las facturas emitidas, por lo que debes tener otro archivador y separadores alfabéticos.
Como ya dijimos antes, una Factura Recibida es aquella que pone la palabra FACTURA, si no lo pone, no es una factura, y hacienda no te la va a aceptar. Quizás sea un albarán, o un pedido o un presupuesto o una Factura Proforma (una Factura Proforma no es una factura ya que tiene la consideración de un Presupuesto). o incluso una Minuta, el documento que emiten los abogados.

Archivo de Facturas en carpeta colgante
Archivo de Facturas en carpeta colgante

Dos Aclaraciones:

A) El NOMBRE FISCAL tiene que estar ordenado así: primer apellido  segundo apellido, Nombre

B) ARCHIVO: Utiliza un archivador AZ si hay pocas facturas. Si hay muchas facturas, mejor utiliza carpetas colgantes, siendo cada carpeta un cliente o un proveedor. Al final de año: lo llevas a un archivo definitivo de cartón y los archivadores AZ quedan vacíos para reponerse con Facturas del año siguiente.

Archivo de Facturas

Podemos concluir que para tener una correcta organización de la documentación de facturas de clientes y proveedores, separa las Facturas Emitidas de las Recibidas, utilizando dos archivadores independientes, y archívalas por orden alfabético del nombre fiscal.

En próximo artículo te mostraré la organización de todos los documentos en el Archivo de documentación de Tesorería.

 

Si este artículo te ha aportado valor, te agradecemos lo compartas pinchando en los iconos de redes sociales de más abajo, y sobretodo nos dejes tu comentario más abajo.

Si tienes Facebook o Twitter, y quieres estar al día de los consejos que vamos entregando semanalmente, busca a Consulting Integral y síguenos.

Ya sabes, que si quieres saber más sobre este artículo u otro asunto, puedes ponerte en contacto con nosotros y te atenderemos gustosamente

Y por supuesto, estás invitado a solicitarnos un Diagnóstico Financiero, sin coste y sin compromiso alguno